Datenschutz

Wir informieren Sie über unsere Verarbeitung von personenbezogenen Daten sowie über die Ihnen zustehenden Datenschutzrechte, wenn Sie mit dem Akademischen Förderungswerk (AKAFÖ) Kontakt haben und das AKAFÖ Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet.

Zu den verschiedenen Zusammenhängen, in denen das AKAFÖ personenbezogene Daten verarbeitet, gibt es jeweils eigene Datenschutz-Informationen, die wir hier zum download im pdf-Format zur Verfügung stellen:

Die Aktualisierung dieser Datenschutzinformationen zur Anpassung auf geänderte Geschäftsabläufe oder Rechtsänderungen behalten wir uns jederzeit vor, die jeweils aktuelle Fassung finden Sie immer hier im Internet akafoe.de/datenschutz.

Die Informationen zum Datenschutz für die Nutzerinnen und Nutzer dieser Website finden Sie im folgenden Text.

 

Datenschutzerklärung des Akademischen Förderungswerks für die Webseite akafoe.de

Im Rahmen der Nutzung unserer Webseiten werden personenbezogene Daten verarbeitet. In folgenden Text informieren wir Sie, welche personenbezogenen Daten wir erheben, wie wir diese verarbeiten, und welche Datenschutz-Rechte Ihnen zustehen. Die Anpassung dieser Datenschutzinformation an geänderte Rechtsvorschriften oder an geänderte Geschäftsabläufe behalten wir uns jederzeit vor.

Übersicht:

  1. Wer ist für die Datenverarbeitung im Rahmen dieser Webseiten verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?
  2. Hinweise zu Opt-out-Möglichkeiten
  3. Woher stammen Ihre Daten?
  4. Cookies
  5. Welche Daten werden von uns verarbeitet, zu welchen Zwecken, und wie lange werden die Daten gespeichert?
    1. Verarbeitung von Log-File-Daten
    2. Verarbeitung der Daten, die Sie bei der Onlinebewerbung für einen Wohnheimplatz in den Formularfeldern eingeben
    3. Verarbeitung der Daten, die Sie bei der Wohnheimzufriedenheitsumfrage in den Formularfeldern eingeben
    4. Verarbeitung der Daten, die Sie bei der Online-Stellenausschreibung (Karriere-Portal) in den Formularfeldern eingeben
    5. Verarbeitung der Daten, die Sie beim Feedback-Formular in den Formularfeldern eingeben
    6. Verarbeitung der Daten, die Sie bei Download-Formularen in den Formularfeldern eingeben
    7. Verarbeitung der Daten bei der E-Mail-Kommunikation
    8. Verarbeitung für Zwecke der Rechtsverfolgung
    9. Externe Links
  6. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?
  7. Wer bekommt Ihre Daten?
  8. Welche Datenschutzrechte haben Sie?
  9. Wie können Sie weitere Informationen erhalten?
  1. Wer ist für die Datenverarbeitung im Rahmen dieser Webseiten verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

    Verantwortlicher für die Website www.akafoe.de ist:

    AKAFÖ Akademisches Förderungswerk, Anstalt des öffentlichen Rechts
    Universitätsstraße 150
    44801 Bochum
    T: +49 (0)234 32-11 010
    F: +49 (0)234 32-14 010
    E-Mail: akafoe@akafoe.de

    Weitere Angaben über uns entnehmen Sie bitte dem Impressum und den Inhalten dieser Website.

    Wir haben eine behördliche Datenschutzbeauftragte benannt. Die Kontaktdaten unserer behördlichen Datenschutzbeauftragten sind:

    AKAFÖ AöR
    zu Händen der Behördlichen Datenschutzbeauftragten
    Universitätsstraße 150
    44801 Bochum
    E-Mail:
    Telefon: Bitte nutzen Sie die oben genannte zentrale Telefonnummer, die Datenschutzbeauftragte ruft Sie zurück oder Sie erhalten die Durchwahl.

  2. Hinweise zu Opt-out-Möglichkeiten

    Diese Website verwendet Cookies. Sie können die Speicherung der Cookies verhindern, indem sie Ihren Browser entsprechend einstellen. Nähere Informationen finden Sie weiter unten in diesem Text bei „Cookies“.

    Diese Website verwendet Google Analytics. Sie können der Datenerfassung durch Google Analytics widersprechen, indem Sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Add-on herunterladen und installieren: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de Alternativ zum Browser-Add-on oder innerhalb von Browsern auf mobilen Geräten, klicken Sie bitte auf diesen Link https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de%3c/, um die Erfassung durch Google Analytics innerhalb dieser Website zukünftig zu verhindern. Nähere Informationen finden Sie weiter unten in diesem Text bei „Google Analytics“.

  3. Woher stammen Ihre Daten?

    Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Webseitenbesucher (im Folgenden: „Sie“), die wir bei Ihrer Nutzung unserer Website durch Sie erhalten.

  4. Cookies

    Wir verwenden auf unseren Webseiten Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die beim Aufrufen der Website automatisch auf dem Rechner des Nutzers abgelegt werden, mit unterschiedlichen Funktionen.

    In Ihren Browsereinstellungen können Sie generelle Regelungen für Cookies festlegen, wir weisen darauf hin, dass Sie dann gegebenenfalls nicht alle Funktionen der Website nutzen können.

    Beim Aufrufen unserer Website übermitteln wir Ihnen einen Cookie-Einwilligungs-Banner, der unten im Bildschirm eingeblendet wird. Ihre Einwilligung erfolgt freiwillig, durch Anklicken der entsprechenden Felder. Sie können Ihre Einwilligungsentscheidung jederzeit kontrollieren und ändern: Durch Klicken auf den „Fingerabdruck“ unten rechts im Bildschirm gelangen Sie erneut zur Cookie-Einwilligungs-Auswahl.

    Detaillierte Informationen hierzu finden Sie im folgenden Text.

    1. Notwendige Cookies

      Notwendige Cookies sind erforderlich für die Funktionsfähigkeit unserer Website. Sie können daher während des Besuchs unserer Website nicht abgewählt werden.

      Alle notwendigen Cookies sind Session-Cookies, sie werden nach Ende Ihres Besuchs unserer Website beim Schließen Ihres Browsers automatisch gelöscht.

      Rechtsgrundlage für die „notwendigen Cookies“ ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO, da das Angebot einer gut funktionierenden nutzerfreundlichen Website für die Wahrnehmung unserer Aufgaben gemäß §2 Studierendenwerksgesetz NRW erforderlich ist.

    2. Google Analytics

      Diese Website benutzt, mit Ihrer vorherigen Einwilligung, Google Analytics, einen Webanalysedienst des Anbieters „Google“, Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

      Google Analytics verwendet Cookies, die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen. Die durch diese Cookies erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort verarbeitet. Im Falle der Aktivierung der IP-Anonymisierung auf dieser Website wird Ihre IP-Adresse von Google innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum vor dieser Übertragung in die USA gekürzt und dadurch anonymisiert. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt.

      Auf dieser Website wurde die IP-Anonymisierung aktiviert, um eine anonymisierte Erfassung von IP-Adressen (sog. IP-Masking) zu gewährleisten.

      Google benutzt die Informationen, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen zu erbringen. Google stellt uns anonymisierte Daten über die Nutzung unserer Website zur Verfügung, diese nutzen wir zu statistischen Zwecken, zur technischen Administration und zur Verbesserung der Website.

      Sie können die Erfassung der durch Google-Analytics-Cookies erzeugten und auf Ihre Nutzung der Website bezogenen Daten an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Add-on herunterladen und installieren:
      https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de
      Das Tracking durch Google Analytics ist in diesem Fall auf dem Browser, auf dem dieses Add-on installiert worden ist, deaktiviert.

      Alternativ zum Browser-Add-On oder innerhalb von Browsern auf mobilen Geräten können Sie auf den unten angegebenen Link klicken. Dann wird ein Opt-Out-Cookie auf Ihrem Gerät abgelegt, das die Erfassung Ihrer Daten durch Google Analytics bei zukünftigen Besuchen verhindert. Dieses Opt-Out funktioniert nur in dem aktuell von Ihnen genutzten Browser und nur für diese Domain. Falls Sie alle Cookies in Ihrem Browser löschen, müssen Sie danach diesen Link erneut klicken:
      Opt-out-Cookie: Google Analytics deaktivieren

      Nähere Informationen zu Nutzungsbedingungen und Datenschutz von Google finden Sie unter https://www.google.de/intl/de/policies/

    3. Google Übersetzer

      Diese Website nutzt, mit Ihrer vorherigen Einwilligung, die Übersetzungsfunktion Google Translate des Anbieters „Google“, Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Damit Sie unsere Webseiten auch in anderen Sprachen nutzen können, können Sie Google Translate aktivieren, durch Anklicken des Buttons „Sprache auswählen“ in der Kopfzeile der Website. Bei der Nutzung von Google Translate werden Daten an Google übertragen, dabei werden möglicherweise auch Daten in die USA übertragen und dort verarbeitet. Zu diesen Daten gehört neben der URL der besuchten Seite auch Ihre IP-Adresse. Bitte beachten Sie, dass wir keinerlei Einfluss auf die Verarbeitung Ihrer Daten durch Google haben. Datenschutzinformationen zu Google-Produkten finden Sie unter https://www.google.de/intl/de/policies/

      Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Einbindung von Google Translate auf unserer Website ist die von Ihnen erteilte Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO.

    4. externe Videos: YouTube

      Diese Website nutzt, mit Ihrer vorherigen Einwilligung, Dienste von YouTube und wir betreiben unseren eigenen YouTube Channel, unter www.youtube.com/channel/UCxHU1gc8YD3yRH_KogzhRBA.

      YouTube (YouTube LLC, 901 Cherry Ave., San Bruno, CA 94066 USA) gehört zum Konzernverbund der Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA, verantwortlich für die Datenverarbeitung personenbezogener Daten für die Staaten der Europäischen Union, des Europäischen Wirtschaftsraumes sowie für die Schweiz ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

      Nur wenn Sie in die Nutzung einwilligen, durch Erklärung der Einwilligung in unserem Einwilligungs-Banner oder durch Anklicken eines Videos, wird die Videofunktion aktiviert und eine Datenübertragung findet statt. Dabei findet auch eine Datenübermittlung in die USA statt und es werden Daten in den USA verarbeitet.

      Wenn Sie die Videofunktion aktiviert haben, wird eine Verbindung zu den Servern von YouTube hergestellt, dabei wird auch Ihre IP-Adresse übermittelt und unter anderem die Information, welche unserer Seiten Sie besucht haben. YouTube kann Ihr Surfverhalten direkt Ihrem persönlichen Profil zuordnen. Sie können dies verhindern, wenn Sie sich vor dem Besuch unserer Webseite aus Ihrem Mitgliedskonto ausloggen.

      YouTube setzt beim Starten des Dienstes verschiedene Cookies, um nach eigenen Angaben ihre angebotenen Dienste zu verbessern und einen Missbrauch zu verhindern.

      Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten durch Google und zu den gesetzten Cookies finden Sie in der Datenschutzerklärung von YouTube unter: https://www.google.de/intl/de/policies/.

      Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Einbindung von YouTube-Videos auf unserer Website ist Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO.

    5. externe Broschüren: Yumpu

      Diese Website benutzt zur Präsentation von Broschüren, mit Ihrer vorherigen Einwilligung, die Dienstleistung des Anbieters i-mag, i-magazine AG, Gewerbestrasse 3, 9444 Diepoldsau, Schweiz. Die Schweiz ist von der Europäischen Kommission nach Art. 45 DSGVO als Staat mit einem angemessenen Datenschutzniveau anerkannt.

      Yumpu stellt eine digitale Plattform zum Publizieren von Magazinen (bzw. Broschüren und Katalogen) zur Verfügung. Mittels Yumpu wird der Inhalt von pdf-Dateien als sogenannter Blätterkatalog/Flipbook dargestellt und direkt im Webbrowser angezeigt, ohne die pdf-Datei zu laden.

      Wenn Sie Broschüren auf dieser Website online betrachten, ruft Ihr Webbrowser die Inhalte direkt bei yumpu.com ab und eine Verbindung zu den Servern von Yumpu wird hergestellt. Yumpu erhält dabei – wie beim Aufruf jeder Website – die sogenannten Log-File-Daten, die Ihr Browser automatisch übermittelt.

      Wenn Sie Broschüren online betrachten und somit die Dienstleistungen von Yumpu nutzen, werden von Yumpu Cookies gesetzt, darauf haben wir keinen Einfluss. Yumpu nutzt unter anderem Google Analytics, daher können auch Cookies von Google Analytics gesetzt werden. Weitere Informationen erhalten Sie in der Yumpu-Datenschutzerklärung https://www.yumpu.com/de/info/privacy_policy und in den Yumpu-Cookie-Richtlinien https://www.yumpu.com/de/info/cookie_policy

      Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Einbindung von Yumpu auf unserer Website ist Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO.

    6. Marketing-Cookies

      Marketing-Cookies werden, wenn Sie eingewilligt haben, dazu verwendet, um zu erreichen, dass auf den Webseiten die Anzeigen angezeigt werden, die für die einzelnen Webseitenbesucher*innen relevant und ansprechend sind. Als Marketingcookie nutzt diese Website derzeit nur den Cookie „UserID1“, der für die Dauer von 6 Monaten gespeichert wird.

      Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO.

    7. MouseFlow

      Diese Website benutzt, mit Ihrer vorherigen Einwilligung, die Dienstleistung des Anbieters Mouseflow Inc, Flaesketorvet 68, 1711 Kopenhagen, Dänemark, mit Sitz in 501 Congress Ave, Suite 150, Austin, TX 78701, USA („Mouseflow“).

      Durch Mouseflow werden Mausbewegungen, Klicks und Scrolling beim Besuch unserer Website analysiert, um die Nutzungsfreundlichkeit unserer Website zu analysieren, zu verstehen und zu verbessern. Von Mouseflow werden keine personenbezogenen Daten verarbeitet, insbesondere werden in Formulare eingegebene Daten nicht erfasst und die IP-Adresse wird in der Regel überhaupt nicht erfasst oder jedenfalls nur in gekürzter und dadurch anonymisierter Form übertragen und verarbeitet. Die Datenverarbeitung findet auch in den USA statt.

      Von Mouseflow werden folgende Informationen verarbeitet:

      • Klicks, Mausbewegungen/Hovers, Scrollen
      • Browser
      • Gerät (Desktop/Tablet/Telefon)
      • Sprache
      • Betriebssystem
      • Auflösung des Bildschirms
      • Nutzungsdauer
      • Navigation (URLs)
      • Seiteninhalt (HTML)
      • Ungefährer Standort (Stadt, Staat/Region, Land)
      • Referrer URL
      • Besuchertyp (Erste Nutzung oder wiederholte Nutzung)
      • Benutzerdefinierte Tags oder Variablen

      Die Daten werden von Mouseflow bis zu 12 Monate gespeichert.

      Mouseflow bietet eine generelle Opt-out-Möglichkeit an, um die Verarbeitung von Daten durch Mouseflow abzulehnen, https://mouseflow.com/opt-out . Dabei wird ein Cookie auf Ihrem Computer gesetzt, der jegliches Tracking durch Mouseflow verhindert, bis der Opt-out-Cookie gelöscht wird.

      Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Einbindung von MouseFlow auf unserer Website ist die von Ihnen erteilte Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO.

  5. Welche Daten werden von uns verarbeitet, zu welchen Zwecken, und wie lange werden die Daten gespeichert?
    1. Verarbeitung von Log-File-Daten

      Beim Besuch der Website werden durch unseren Provider automatisch sogenannte Log-File-Daten erhoben. Dabei handelt es sich um die IP-Adresse des von Ihnen für den Internetzugang verwendeten Geräts, Name Ihres Internet-Access-Providers, Informationen zum Betriebssystem des von Ihnen verwendeten Geräts und zum von Ihnen verwendeten Browser (Browsertyp und –version), Zeitpunkt des Zugriffs, zuvor besuchte Website (Referrer URL), und Namen der von Ihnen aufgerufenen Webseiten bzw. Dateien.

      Zweck der Verarbeitung dieser Daten ist es, technisch den Verbindungsaufbau und die Nutzung unserer Webseiten zu ermöglichen, die Sicherheit und Stabilität unseres Webseitenangebots zu gewährleisten, die technische Administration zu ermöglichen, und die Webbesuche zu internen statistischen Zwecken und zur Verbesserung unseres Internetangebots in anonymisierter statistischer Form auszuwerten. Eine systematische Überprüfung der Log-File-Daten erfolgt nur dann, wenn aufgrund konkreter Anhaltspunkte der berechtigte Verdacht einer rechtswidrigen Nutzung besteht.

      Spätestens nach sieben Tagen werden die Logfiledaten bei uns insoweit gelöscht, als sie einen Personenbezug ermöglichen könnten, sodass diese danach bei uns nur noch anonymisiert vorliegen, es sei denn, wir sind gesetzlich zu einer längeren Datenspeicherung verpflichtet.

    2. Verarbeitung der Daten, die Sie bei der Online-Bewerbung für einen Wohnheimplatz in den Formularfeldern eingeben

      Für die Vergabe unserer Wohnheimplätze setzen wir ein Online-Bewerbungsverfahren ein. Die von Ihnen in der Online-Bewerbung eingegebenen Daten verwenden wir ausschließlich für die Vergabe unserer Wohnheimplätze. Eine Bewerbung begründet keinen Rechtsanspruch auf den Abschluss eines Mietvertrages.

      Ihre Bewerbung wird ab Antragstellung 12 Monate lang gespeichert. Nach dieser Zeit wird die Bewerbung automatisch gelöscht, wenn sie vor Ablauf dieses Zeitraums nicht von Ihnen aktualisiert wurde. Sofern ein Mietvertrag zustande kommt, werden Ihre Bewerbungsdaten zum Zweck des Mietvertragsabschlusses verwendet.

      Kommt ein Mietvertrag zustande, speichern wir Ihre Daten für die Dauer des Mietverhältnisses und löschen sie nach Ende der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten von 10 Jahren nach Ende der Mietzeit und nach Abwicklung aller evtl. noch bestehenden Rechte und Pflichten.

      Die Angabe von Daten zur Bewerbung auf einen Wohnheimplatz ist freiwillig, falls Angaben einer Wohnheimplatzbewerbung nicht vollständig sind, kann es sein, dass kein Mietverhältnis zustande kommt.

      Im Rahmen eines Mietvertrages müssen Sie diejenigen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Mietverhältnisses und für die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, den Mietvertrag mit ihnen durchzuführen.

    3. Verarbeitung der Daten, die Sie bei der Wohnzufriedenheitsbefragung in den Formularfeldern eingeben

      Daten, die Sie bei der Wohnzufriedenheitsbefragung eintragen, verwenden wir ausschließlich zur Zufriedenheitserhebung und zur Verbesserung unserer Wohnheim-Leistungen. Wir setzen dabei einen Dienstleister ein, NETQUES – Daten & Diagnostik, mit Sitz in Wuppertal, dieser ist verpflichtet, Ihre Daten nur im Rahmen unserer Wohnheimzufriedenheitsabfrage zu verarbeiten und für keine anderen Zwecke. Ihre Angaben erfolgen anonym, es sei denn, sie wählen am Schluss der Befragung die Option „personalisiertes Feedback“ mit freiwilliger Eingabe Ihres Namens und Ihrer E-Mail-Adresse. Nur dann, wenn Sie dort mitteilen, dass Sie eine persönliche Rückmeldung möchten, verwenden wir diese Angaben, um Sie zu kontaktieren. Bitte beachten Sie jedoch, dass eine Antwort stets von der abteilungsbezogenen personellen Auslastung abhängig ist und nicht garantiert werden kann.

      Die Angaben zu Name und E-Mail-Adresse werden nach einem halben Jahr gelöscht. Die Befragungsergebnisse werden in anonymer Form unbegrenzt gespeichert zum Zweck der statistischen Auswertung.

    4. Verarbeitung der Daten, die Sie bei der Online-Stellenausschreibung (Karriere-Portal) in den Formularfeldern eingeben

      Für unsere Stellenausschreibungen bieten wir ein Online-Bewerbungsverfahren an. Die Bewerbung per Postbrief ist weiterhin möglich. Bei der Bewerbung über unsere Online-Stellenausschreibung tragen Sie Ihre Daten an den dafür vorgegebenen Formularfeldern ein und laden Ihre Bewerbungsunterlagen hoch. Die Datenübertragung erfolgt zum Schutz Ihrer Daten über eine verschlüsselte Verbindung. Wir verwenden die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse, um Ihnen nach Absenden der Bewerbung kurzfristig eine Bestätigungs-E-Mail über den Eingang Ihrer Bewerbungsunterlagen zu senden. Wir verarbeiten Ihre Bewerbungsdaten ausschließlich zur Durchführung der Stellenbesetzungsverfahren. Sofern der Abschluss eines Arbeitsvertrags erfolgt, speichern wir Ihre Bewerbungsunterlagen in Ihrer Personalakte. Andernfalls gelten die folgenden Regelungen zur Löschung Ihrer Bewerbungsunterlagen: Spätestens sechs Monate nach Besetzung einer ausgeschriebenen Stelle werden Ihre Bewerbungsdaten gelöscht, Bewerbungsunterlagen im Rahmen von Initiativbewerbungen werden spätestens sechs Monate nach Mitteilung einer Absage gelöscht. Falls wir Ihre Bewerbungsunterlagen für andere zukünftige Stellenbesetzungsverfahren verwenden und über diese übliche Löschungsfrist hinaus aufbewahren möchten, teilen wir Ihnen dies mit und erbitten Ihre Einwilligung.

      Falls Sie uns diese Einwilligung versagen, werden Ihre Bewerbungsunterlagen in der üblichen Löschfrist gelöscht, falls Sie uns diese Einwilligung erteilen, werden Ihre Bewerbungsunterlagen spätestens sechs Monate nach Zugang Ihrer Einwilligung gelöscht. Sie haben das Recht, ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

    5. Verarbeitung der Daten, die Sie beim Feedback-Formular in den Formularfeldern eingeben

      Daten, die Sie auf unserem Feedback-Formular eintragen, verwenden wir ausschließlich zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Feedback-Mitteilungen werden in unserer Abteilung Unternehmenskommunikation ausgewertet und bearbeitet, und ggf. zur Bearbeitung an die zuständigen Kolleginnen und Kollegen anderer Fachbereiche weitergeleitet. Mitgeteilte Informationen, die keinen Personenbezug haben oder deren Personenbezug entfernt wurde, können bei entsprechendem sachlichem Interesse unbegrenzt gespeichert werden.

      Alle Feedback-Formular-Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen, werden spätestens nach einem halben Jahr gelöscht, sofern die Aufbewahrung nicht weiter für die Bearbeitung erforderlich ist, oder sofern keine längeren gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen.

    6. Verarbeitung der Daten, die Sie bei Download-Formularen in den Formularfeldern eingeben

      Im Bereich „Download“ stellen wir verschiedene Dokumente zum Download zur Verfügung, darunter sind auch Formulare, zum Beispiel finden Sie dort auch Formulare zur Beantragung von BAföG. Sie haben die Möglichkeit, Eintragungen in die Formularfelder vorzunehmen und die ausgefüllten Formulare auf Ihrem Computer abzuspeichern und auszudrucken. Wichtig ist uns der Hinweis, dass wir bei Downloadformularen keinerlei Zugriff auf Ihre Formularfeldeintragungen haben, es sei denn, Sie speichern die Formulare auf Ihrem Computer und senden uns die ausgefüllten Formulare zu.

      Wenn Sie uns Formulare, zum Beispiel im Zusammenhang mit einem BAföG-Antrag, per E-Mail zusenden, wird Ihre E-Mail an die bei uns zuständige Stelle zur Bearbeitung weitergeleitet, zum Beispiel an unsere BAföG-Abteilung (Amt für Ausbildungsförderung). Wir weisen darauf hin, dass bei der Zusendung von Informationen per E-Mail die Vertraulichkeit und das Sozialgeheimnis nicht gewahrt sind, denn E-Mails können abgefangen und durch Unbefugte zur Kenntnis genommen werden. Daher sollten Sie für vertrauliche Informationen den Postweg wählen.

      Sie können einen BAföG-Antrag online stellen, nutzen Sie bitte die Webseite www.bafög.de für Ihren elektronischen Antrag, oder den auf unserer Internetseite vorhandenen link für den Online-Antrag, der auf die entsprechende Seite weiterleitet und den Ablauf dort erklärt.

      Die Daten im Zusammenhang mit einem BAföG-Antrag werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c), e) und Abs. 3 DSGVO in Verbindung mit § 67a SGB X und den Vorschriften des BAföG verarbeitet.

    7. Verarbeitung der Daten bei der E-Mail-Kommunikation

      Alle E-Mails, die wir erhalten, werden innerhalb unseres E-Mail-Systems an die zuständigen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner weitergeleitet, die darin mitgeteilten Informationen werden zur Bearbeitung der E-Mail verwendet und im jeweiligen E-Mail-Eingangspostfach gelöscht, sobald die E-Mail und die darin enthaltenen Daten nicht mehr für die weitere Bearbeitung oder als Beleg unserer Kommunikation und eventuell getroffener Vereinbarungen erforderlich sind. Alle eingehenden und alle versendeten E-Mails werden in unserem zentralen E-Mail-Archiv erfasst und in der Regel für 11 Jahre gespeichert, soweit diese Speicherung erforderlich ist zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten für eine ordnungsgemäße Buchführung und für fachliche Zwecke.

      Zugriff auf archivierte E-Mails erfolgt zum Zweck der Finanzbuchhaltung und des Rechnungswesens, außerdem zum Zweck der fachlichen Arbeiten zur Erfüllung der satzungsgemäßen Aufgaben des AKAFÖs, wenn die Inhalte von E-Mails fachlich benötigt werden.

    8. Verarbeitung für Zwecke der Rechtsverfolgung

      Sollten Daten von Webseitenbesuchern ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen erfolgen.

    9. Externe Links

      Als Informationshinweis finden Sie auf unseren Seiten Links, die auf andere Internetseiten verweisen. Wenn Sie durch das Anklicken eines Links unsere Website verlassen, erstreckt sich diese Datenschutzinformation nicht darauf. Informieren Sie sich bitte auf den Internetseiten der anderen Anbieter über die dort bereitgestellten Datenschutzerklärungen. Wir haben keinen Einfluss auf die Einhaltung der Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen durch andere Anbieter oder Veränderungen der verlinkten Internetseiten. Zum Zeitpunkt der Link-Setzung waren uns keine Verstöße gegen geltendes Recht auf den verlinkten Internetseiten bekannt.

      Falls Ihnen Rechtsverstöße oder sonstige negative Merkmale bei verlinkten Internetseiten auffallen sollten, bitten wir um entsprechende Hinweise, um daraus Konsequenzen zu ziehen.

  6. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

    Diese Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist für die Wahrnehmung unserer Aufgaben gemäß § 2 Studierendenwerksgesetz NRW erforderlich, damit wir unsere Aufgaben effizient und kostengünstig erfüllen, Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO, sowie § 3 Abs. 1 Datenschutzgesetz NRW.

    Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist, um eine Rechtspflicht zu erfüllen, dient zusätzlich Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c) DSGVO als Rechtsgrundlage.

    Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist, um einen mit Ihnen geschlossenen Vertrag zu erfüllen, oder zur Durchführung von Ihnen angefragter vorvertraglicher Maßnahmen, dient zusätzlich Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO als Rechtsgrundlage.

    Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO als Rechtsgrundlage. Bei Widerruf der Einwilligung behalten wir uns die weitere Verarbeitung –ganz oder teilweise – vor, soweit dafür noch eine andere gesetzliche Rechtsgrundlage besteht.

  7. Wer bekommt Ihre Daten?

    Innerhalb des AKAFÖs erhalten nur diejenigen Personen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Durchführung der jeweiligen Aufgaben benötigen. Eine Weitergabe an Dritte zum Zweck der Direktwerbung erfolgt nicht.

    Ansonsten erfolgt eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte nicht, außer so wie es in dieser Datenschutzerklärung im einzelnen beschrieben ist, und mit den folgenden Ausnahmen:

    • Eine Datenweitergabe erfolgt, wenn Sie dazu Ihre Einwilligung erteilt haben.
    • Eine Datenweitergabe erfolgt an Behörden und öffentliche Stellen, falls wir durch eine Rechtsvorschrift dazu verpflichtet sind.
    • Eine Datenweitergabe erfolgt, soweit dies für uns für die Durchsetzung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

    Wir setzen ggf. zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten und für unsere internen Verwaltungsvorgänge sorgfältig ausgewählte Dienstleistungsunternehmen ein, die im jeweils erforderlichen Umfang Zugriff auf Ihre Daten erhalten und diese ausschließlich für die Erfüllung der von uns erteilten Aufträge verwenden dürfen. Dabei handelt es sich um Webprovider, IT-Dienstleister, Software-as-a-Service-Anbieter und Rechenzentren, Telefondienstleister, Banken und Auskunfteien, Handelsvertreter und beauftragtes Vertriebspersonal, Buchhaltungsdienstleister und Steuerprüfer, Transport- und Logistikdienstleister, Druckereien, Versandservice, Fachfirmen zur datenschutzgerechten Aktenvernichtung sowie ggf. weitere externe Dienstleister.

  8. Welche Datenschutzrechte haben Sie?

    Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Artikel 15 DSGVO. Sie haben das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerruf von Einwilligungen und auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Bei diesen Rechten gelten ggf. die Einschränkungen gemäß §§ 11 bis 14 und § 19 Datenschutzgesetz NRW.

    Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüfen wir, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind und Sie erhalten von uns eine entsprechende Mitteilung. Gegebenenfalls werden wir Sie bitten, sich zu identifizieren, hierzu sind wir bei bestehenden Zweifeln verpflichtet.

    Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten oder bei Beschwerden können Sie sich jederzeit an uns wenden, entweder an die Ihnen bekannten Ansprechpartner, oder an unsere Datenschutzbeauftragte, die Kontaktdaten unserer Datenschutzbeauftragten finden Sie am Beginn dieser Datenschutzerklärung. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, beispielsweise bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit

    LDI NRW,
    Kavalleriestr. 2 – 4,
    40213 Düsseldorf.

    Eine Liste der Datenschutzaufsichtsbehörden sowie deren Kontaktdaten können folgendem Link entnommen werden: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html

     

    Widerruf von Einwilligungen Sie können jede uns erteilte Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie uns eine entsprechende Nachricht schicken. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Der Widerruf kann grundsätzlich formfrei an uns erfolgen, aus Nachweisgründen bitten wir jedoch um Zusendung per Post oder E-Mail mit dem Betreff „Widerruf“ unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Adresse. Wir weisen vorsorglich darauf hin, dass möglicherweise auch nach Ihrem Widerruf einer Einwilligung ganz oder teilweise eine weitere Datenverarbeitung durch uns stattfindet, wenn es dafür eine weitere gesetzliche Rechtsgrundlage gibt.

    Sollten Sie unseren Newsletter abbestellen wollen, können Sie dies auch jederzeit über den entsprechenden Link tun, welcher am Ende eines jeden Newsletters erscheint.

    Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
    Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Der Widerspruch kann grundsätzlich formfrei an uns erfolgen, aus Nachweisgründen bitten wir jedoch um Zusendung per Post oder E-Mail mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Adresse.

    Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

  9. Wie können Sie weitere Informationen erhalten?

    Zusätzlich zu diesen Informationen verweisen wir auf alle Informationen, die Ihnen über unser Unternehmen und unsere Verarbeitung Ihrer Daten bekannt sind und die wir Ihnen in Zukunft mitteilen werden. Wenn Sie weitere Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte an die Ihnen bekannten Ansprechpartner, an unsere Zentrale oder an unsere Datenschutzbeauftragten. Diese helfen Ihnen gerne weiter. Bitte berücksichtigen Sie, dass bei Teilzeitstellen und im Falle von Urlaub/Krankheit die Bearbeitung evtl. etwas verzögert erfolgt, vielen Dank.

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