Datenschutz für Mietinteressenten und Mieter

Unser Umgang mit Ihren Daten und Ihre Rechte

Mit diesem Infoblatt Datenschutz informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Abteilung Wohnen des Akademischen Förderungswerkes sowie über die Ihnen zustehenden Rechte.

  1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

    Verantwortlich ist in Angelegenheiten des Studentischen Wohnens:

    Akademisches Förderungswerk AöR (AKAFÖ)
    Abteilung Studentisches Wohnen
    Universitätsstraße 150
    44801 Bochum
    T: +49 (0)234 32-11 410
    F: +49 (0)234 32-01 410
    E-Mail: StudentischesWohnen@akafoe.de

    Sie erreichen unsere Datenschutzbeauftragte unter:

    Akademisches Förderungswerk AöR
    zu Händen der Datenschutzbeauftragten
    Universitätsstr. 150,
    44801 Bochum
    Telefonkontakt über unsere zentrale Telefonnummer: +49 (0)234 32-11 010
    E-Mail-Adresse der Datenschutzbeauftragten: datenschutz@akafoe.de.

  2. Welche Daten verarbeiten wir und zu welchen Zwecken? Welche Quellen nutzen wir?
    Für die Vergabe unserer Wohnplätze setzen wir ein Online-Bewerbungsverfahren ein. Die von Ihnen in der Online-Bewerbung eingegebenen Daten verwenden wir ausschließlich für die Vergabe unserer Wohnplätze. Eine Bewerbung begründet keinen Rechtsanspruch auf den Abschluss eines Mietvertrages. Sofern ein Mietvertrag zustande kommt, werden Ihre Bewerbungsdaten zum Zweck des Mietvertragsabschlusses verwendet.

    Wir erheben und verarbeiten die Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung um einen Wohnplatz, beim Abschluss des Mietvertrages oder im Rahmen des laufenden Mietverhältnisses bzw. bei dessen Beendigung zur Verfügung stellen. Die von uns verarbeiteten Daten werden grundsätzlich direkt bei Ihnen erhoben. Wir verarbeiten Ihre Daten zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Mietverhältnisses.

    Ihr Name wird auch dazu verwendet, die jeweilige Klingel, den Briefkasten und das Türschild zu beschriften. Insbesondere bei Wohngemeinschaften kann es je nach baulichen Gegebenheiten vorkommen, dass es eine gemeinsame Klingel und einen gemeinsamen Briefkasten gibt, welche durch eine ausgehängte Bewohnerübersicht ergänzt werden.

    Falls Sie eine Schlüsselkarte erhalten, werden funktionsbedingt Informationen über die Zuordnung des Schlüssels bzw. Berechtigungscodes gespeichert und es wird die Uhrzeit der Nutzung gespeichert. Diese Daten werden von uns nur zur Betriebssicherheit und Wartung und ggf. zur Aufklärung bei einem Missbrauchsverdacht verarbeitet.

    Bei der Nutzung von Maschinen oder technischen Geräten in den Wohnanlagen können Betriebsdaten oder Protokolldaten der genutzten Maschinen und Geräte anfallen, die je nach Standort oder Nutzungssituation evtl. einen Personenbezug haben können. Diese Daten werden von uns nur zum Zweck der Betriebssicherheit und Wartung und ggf. zur Aufklärung bei einem Missbrauchsverdacht verarbeitet.

    Soweit auf einem unserer Grundstücke oder im Wohngebäude eine oder mehrere Videokameras angebracht sind, sind die videoüberwachten Bereiche gekennzeichnet und es erfolgt eine Information über die Verarbeitung der Videoaufnahmen. Eine heimliche Videoüberwachung ist nur in dem Ausnahmefall möglich, dass dies für Ermittlungen im Zusammenhang mit konkreten Anhaltspunkten einer Straftat erforderlich wäre, unter Beachtung aller Datenschutzvorschriften.

  3. Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das? Gibt es eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
    Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b und c DSGVO für unsere Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem Wohnheimmietvertrag und zur Erfüllung aller in diesem Zusammenhang bestehenden Rechtspflichten. Soweit wir Dienstleister einschalten, um das Mietverhältnis zu begründen oder durchzuführen, und soweit wir technische Hilfsmittel oder Geräte im Zusammenhang mit dem Mietverhältnis einsetzen, geschieht dies auch auf Basis der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO mit unserem berechtigten Interesse an der effizienten Durchführung unserer Dienstleistungen.

    Ergänzende Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit § 2 Studierendenwerksgesetz NRW zur Erfüllung unseres gesetzlichen Sozialauftrags für die Studierenden.

    Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung basiert, ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO die gesetzliche Rechtsgrundlage – bei Widerruf der Einwilligung behalten wir uns die weitere Verarbeitung auf Basis einer anderen gesetzlichen Rechtsgrundlage – ganz oder teilweise – vor.

    Sollten die Daten ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO, erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.

    Im Rahmen eines Mietvertrags müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Mietverhältnisses und für die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten können wir den Mietvertrag mit Ihnen nicht abschließen. Alle anderen Angaben sind freiwillig. Falls Ihre Angaben in der Bewerbung für einen Wohnplatz nicht vollständig sind, kann es sein, dass kein Mietverhältnis mit Ihnen zustande kommt.

  4. Wie lange werden die Daten gespeichert? Ihre Online-Bewerbung ist ab Eingang 12 Monate gültig. Wenn Ihre Bewerbung vor Ablauf der Gültigkeit nicht von Ihnen erneuert wird oder ein Mietvertrag zustande kommt, werden Ihre Daten innerhalb von 3 Monaten nach Ablauf gelöscht.

    Kommt ein Mietvertrag zustande, speichern wir Ihre Daten für die Dauer des Mietverhältnisses und im Anschluss daran für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten von 10 Jahren nach Beendigung des Mietvertrages. Danach anonymisieren wir Ihre Daten innerhalb von 12 Monaten, sodass kein Personenbezug mehr vorhanden ist, aber Auswertungen zu Verwaltungszwecken und für statistische Zwecke für uns möglich bleiben.

    In Fällen von laufender Rechtsverfolgung, z.B. bei Vorliegen eines vollstreckbaren Titels, können Daten deutlich länger gespeichert werden.

  5. Wer bekommt Ihre Daten?
    Ihre Bewerbung für einen Platz in unseren Wohnanlagen wird nach Eingang von dem Bereich Wohnen bearbeitet. In unserem Studierendenwerk haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese für den ordnungsgemäßen Ablauf des Verfahrens benötigen.

    Wenn ein Mietvertrag abgeschlossen wird, werden alle erforderlichen Vertragsdaten intern weiterverarbeitet. Dabei haben im AKAFÖ nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese für den ordnungsgemäßen Verlauf des Mietverhältnisses benötigen: Bereich Wohnen, Hausmeister, Mietbuchhaltung, ggf. Rechnungswesen für Mahnverfahren.

    Wir nutzen für die Bewerberverwaltung, Vergabe und Verwaltung der Wohnplätze einen spezialisierten Software-Anbieter. Dieser wird als Dienstleister für uns tätig und kann im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der Systeme ggf. auch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten. Die Datenschutzvorschriften werden dabei beachtet.

    Weitere Empfänger Ihrer Daten können auch sonstige externe Dienstleister sein, zum Beispiel Reinigungsunternehmen, immer nur soweit dies erforderlich ist, im Rahmen der festgelegten Zwecke und unter Beachtung des Datenschutzes.

    Die Datenverarbeitung im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erfolgt durch uns ausschließlich innerhalb der Europäischen Union.

  6. Welche Datenschutzrechte haben Sie?
    Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Artikel 15 DSGVO. Sie haben das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerruf von Einwilligungen und auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertrag-barkeit aus Artikel 20 DSGVO. Bei diesen Rechten gelten gegebenenfalls die Einschränkungen gemäß DSG NRW (Datenschutzgesetz NRW).

    Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüfen wir, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind und Sie erhalten von uns eine entsprechende Mitteilung. Gegebenenfalls werden wir Sie bitten, sich zu identifizieren, hierzu sind wir bei bestehenden Zweifeln verpflichtet.

    Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten oder bei Beschwerden können Sie sich jederzeit an uns wenden. Entweder an die Ihnen bekannten Ansprechpartner oder an unsere Datenschutzbeauftragte, deren Kontaktdaten Sie am Beginn dieser Datenschutzerklärung finden. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde, beispielsweise bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit LDI NRW, Kavalleriestr. 2 – 4, 40213 Düsseldorf.

    Widerruf von Einwilligungen:
    Sie können jede uns erteilte Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie uns eine entsprechende Nachricht schicken. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

    Der Widerruf kann grundsätzlich formfrei an uns erfolgen, aus Nachweisgründen bitten wir jedoch um Zusendung per Post oder E-Mail mit dem Betreff „Widerruf“ unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Adresse.

    Wir weisen vorsorglich darauf hin, dass möglicherweise auch nach Ihrem Widerruf einer Einwilligung ganz oder teilweise eine weitere Datenverarbeitung durch uns stattfindet, wenn es dafür eine weitere gesetzliche Rechtsgrundlage gibt.

    Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht:
    Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

    Der Widerspruch kann grundsätzlich formfrei an uns erfolgen, aus Nachweisgründen bitten wir jedoch um Zusendung per Post oder E-Mail mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Adresse.

    Legen Sie berechtigt Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

  7. Wie können Sie weitere Informationen erhalten?
    Zusätzlich zu diesem Informationsblatt verweisen wir auf alle Informationen, die Ihnen schon über uns vorliegen bzw. bekannt sind. Wenn Sie weitere Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte an unsere bekannten Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner oder unsere Datenschutzbeauftragte. Diese helfen Ihnen gerne weiter. Bitte berücksichtigen Sie, dass bei Teilzeitstellen und im Falle von Urlaub/Krankheit die Bearbeitung evtl. etwas verzögert erfolgt, vielen Dank. Die Aktualisierung des Infoblattes zur Anpassung auf geänderte Geschäftsabläufe oder Rechtänderungen behalten wir uns jederzeit vor.

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