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AKAFÖ führt E-Akte ein
/ Das AKAFÖ führte am Montag, dem 03. April, die elektronische Akte im BAföG-Amt ein.
Von links: Frank Weeke, Geschäftsführer des AKAFÖ, René Voss, Leiter AKAFÖ Studienfinanzierung, Hanife Demir, Vorsitzende des Allgemeinen Studierendenauschusses (AStA) der Ruhr-Universität und Jan Matzoll, NRW-Landtagsabgeordneter, drücken den Startbutton.
E-Akte: Ein Meilenstein im Digitalisierungsprozess
Am Montag, dem 03. April, gab das AKAFÖ den offiziellen Startschuss für seine E-Akte im BAföG. Jahrelang mussten digital eingereichte Anträge ausgedruckt werden. Mit der E-Akte fällt dieser Zeitaufwand nun vollständig weg, wodurch Anträge schneller und effizienter bearbeitet werden können.
Frank Weeke, Geschäftsführer des AKAFÖ, René Voss, Leiter AKAFÖ Studienfinanzierung, Hanife Demir, Vorsitzende des Allgemeinen Studierendenauschusses (AStA) der Ruhr-Universität und Jan Matzoll, NRW-Landtagsabgeordneter, kamen dabei am Montag zusammen, um gemeinsam den Startbutton in der Bochumer Zentrale des Studierendenwerks zu drücken.
Hanife Demir, AStA-Vorsitzende, erhofft sich mit dem Start der E-Akte vor allem einen besseren Service für die Studierenden: „Der AStA begrüßt die Einführung der E-Akte beim AKAFÖ. Wir hoffen dass die Umstellung reibungslos verläuft und sich positiv auf die Geschwindigkeit bei der Bearbeitung von Anträgen auswirkt.
Bund und Länder stellten bislang keine Mittel zur Verfügung
Seit Jahren wird über die Einführung einer E-Akte auf Bund- und Landesebene diskutiert, ohne aber Mittel zur Verfügung zu stellen oder greifbare Ergebnisse zu präsentieren. Zusammen mit sechs weiteren Studierendenwerken nahm das AKAFÖ daher im vergangenen Sommer die Aufgabe selbst in die Hand und erarbeitete ein Konzept für die E-Akte, welches mit der Dortmunder QSA GmbH in nur vier Monaten umgesetzt werden konnte. „Wenn man Digitalisieren will, geht das – zumindest bei den Studierendenwerken“ meint Frank Weeke, Geschäftsführer AKAFÖ. „Mit der E-Akte sind wir inhaltlich und finanziell in Vorleistung gegangen“, stellt Frank Weeke dabei klar. „Es kann aber nicht sein, dass die Studierenden die Kosten der Digitalisierung tragen.“
Jan Matzoll, Mitglied des Landtags, erkennt die hohe Eigenleistung des AKAFÖ an und betont: „Ich freue mich sehr, dass das AKAFÖ die E-Akte einführt, erneut als Vorreiter agiert und zeigt, was möglich ist. Ich verspreche mir von der vollständigen Digitalisierung der Arbeitsvorgänge erhebliche Verbesserungen für die Studierenden bei der Bearbeitung ihrer Bafög-Anträge.“ Hinsichtlich der zukünftigen Zusammenarbeit verspricht er zudem: „Die schwarz-grüne Landesregierung wird auch weiterhin die Hochschulen und die Studierendenwerke bei der Digitalisierung fordern und fördern. Eigeninitiative wie beim AKAFÖ explizit erwünscht!“
AKAFÖ will zukünftig noch digitaler werden
Das AKAFÖ ist mit der Einführung der E-Akte einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung gegangen, viele weitere müssen aber noch folgen. Es fehlt immer noch an einer Möglichkeit, digital mit den Studierenden zu kommunizieren. Zwar können die Studierenden alle Unterlagen digital einreichen, wenn aber noch etwas fehlt, wird wieder ein Brief geschrieben. Auch gibt es noch keine Schnittstelle aus der E-Akte ins Fachverfahren, welches am Ende den BAföG-Bescheid erstellt – und auch immer noch per Post verschickt. „Die Digitalisierung eröffnet uns jede Menge Chancen, auch wenn der Start sicherlich ein wenig rumpelig wird. Mein Team und ich konzentrieren uns jetzt zunächst einmal darauf, die E-Akte ans Laufen zu bringen, um schneller über die Anträge zu entscheiden“, sagt René Voss, Leiter Studienfinanzierung. „Und dann muss es darum, unser Beratungsangebot weiter auszubauen, zunächst mit mehr digitalen Informationen und persönlicher Beratung.“