Datenschutz

Datenschutzerklärung des Akademischen Förderungswerks für die Webseite www.akafoe.de

Im Rahmen der Nutzung unserer Webseiten werden auch personenbezogene Daten verarbeitet. In diesem Text informieren wir Sie, welche personenbezogenen Daten wir erheben, zu welchem Zweck wir diese verarbeiten, und welche Datenschutz-Rechte Ihnen zustehen. Wir beachten die Rechtsvorschriften zum Datenschutz. Die Anpassung dieser Datenschutzerklärung an geänderte Rechtsvorschriften oder an geänderte Geschäftsabläufe behalten wir uns jederzeit vor.

  1. Verantwortliche Stelle für den Datenschutz dieser Website, Kontaktdaten

    Die Website www.akafoe.de wird vom AKAFÖ betrieben, unsere Kontaktdaten lauten: AKAFÖ Akademisches Förderungswerk, Anstalt des öffentlichen Rechts
    Universitätsstraße 150
    44801 Bochum
    T: +49 (0)234 32-11 010
    F: +49 (0)234 32-14 010
    E-Mail: akafoe@akafoe.de

    Diese Kontaktdaten gelten auch für die Datenschutzbeauftragte, E-Mail-Adresse der Datenschutzbeauftragten: datenschutz@akafoe.de.

  2. Hinweise zu Opt-out-Möglichkeiten
    Diese Website verwendet Cookies. Sie können die Speicherung der Cookies verhindern, indem sie Ihren Browser entsprechend einstellen. Nähere Informationen finden Sie weiter unten in diesem Text bei „Cookies“.

    Diese Website verwendet Google Analytics. Sie können der Datenerfassung durch Google Analytics widersprechen, indem Sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Add-on herunterladen und installieren: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de Alternativ zum Browser-Add-on oder innerhalb von Browsern auf mobilen Geräten, klicken Sie bitte auf diesen Link https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de%3c/, um die Erfassung durch Google Analytics innerhalb dieser Website zukünftig zu verhindern. Nähere Informationen finden Sie weiter unten in diesem Text bei „Google Analytics“.

  3. Verarbeitung von Log-File-Daten
    Beim Besuch der Website werden durch unseren Provider automatisch sogenannte Log-File-Daten erhoben. Dabei handelt es sich um die IP-Adresse des von Ihnen für den Internetzugang verwendeten Geräts, Name Ihres Internet-Access-Providers, Informationen zum Betriebssystem des von Ihnen verwendeten Geräts und zum von Ihnen verwendeten Browser (Browsertyp und –version), Zeitpunkt des Zugriffs, zuvor besuchte Website (Referrer URL), und Namen der von Ihnen aufgerufenen Webseiten bzw. Dateien.

    Wir speichern keine weiteren Daten zusammen mit diesen Log-File-Daten, sodass die IP-Adresse für uns keinen Personenbezug hat. Alle Logfile-Daten werden nach kurzer Zeit gelöscht.

    Zweck der Verarbeitung dieser Daten ist es, technisch den Verbindungsaufbau und die Nutzung unserer Webseiten zu ermöglichen, die Sicherheit und Stabilität unseres Webseitenangebots zu gewährleisten, die technische Administration zu ermöglichen, und die Webbesuche zu internen statistischen Zwecken und zur Verbesserung unseres Internetangebots in anonymisierter statistischer Form auszuwerten. Eine systematische Überprüfung der Log-File-Daten erfolgt nur dann, wenn aufgrund konkreter Anhaltspunkte der berechtigte Verdacht einer rechtswidrigen Nutzung besteht.

  4. Cookies
    Wir verwenden auf unseren Webseiten Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf dem Rechner des Nutzers abgelegt werden, und die es ermöglichen, die mehrfache Nutzung unserer Webseiten durch denselben Internetanschlussinhaber automatisch wiederzuerkennen. Diese Informationen nutzen wir, um unseren Internetauftritt und unsere Angebote zu optimieren, und um den Nutzungskomfort beim Besuch unserer Webseiten zu verbessern. Selbstverständlich kann unser Internetangebot auch ohne Cookies betrachtet werden. Sie können das Speichern von Cookies verhindern, dazu muss von Ihnen in den Einstellungen des von Ihnen verwendeten Browsers “keine Cookies akzeptieren” ausgewählt werden. Wenn keine Cookies vom Browser akzeptiert werden, kann der Funktionsumfang unseres Internetangebots eingeschränkt sein.
  5. Verarbeitung der Daten, die Sie bei der Online-Bewerbung für einen Wohnheimplatz in den Formularfeldern eingeben
    Für die Vergabe unserer Wohnheimplätze setzen wir ein Online-Bewerbungsverfahren ein. Die von Ihnen in der Online-Bewerbung eingegebenen Daten verwenden wir ausschließlich für die Vergabe unserer Wohnheimplätze. Die Verarbeitung ist zur Durchführung dieser vorvertraglichen Maßnahmen erforderlich. Eine Bewerbung begründet keinen Rechtsanspruch auf den Abschluss eines Mietvertrages.

    Ihre Bewerbung wird ab Antragstellung 12 Monate lang gespeichert. Nach dieser Zeit wird die Bewerbung automatisch gelöscht, wenn sie vor Ablauf dieses Zeitraums nicht von Ihnen aktualisiert wurde. Sofern ein Mietvertrag zustande kommt, werden Ihre Bewerbungsdaten zum Zweck des Mietvertragsabschlusses verwendet.

  6. Verarbeitung der Daten, die Sie bei der Wohnzufriedenheitsbefragung in den Formularfeldern eingeben
    Daten, die Sie bei der Wohnzufriedenheitsbefragung eintragen, verwenden wir ausschließlich zur Zufriedenheitserhebung und zur Verbesserung unserer Wohnheim-Leistungen. Wir setzen dabei einen Dienstleister ein, NETQUES – Daten & Diagnostik, mit Sitz in Wuppertal. Ihre Angaben erfolgen anonym, es sei denn, sie wählen am Schluss der Befragung die Option „personalisiertes Feedback“ mit freiwilliger Eingabe Ihres Namens und Ihrer Emailadresse. Nur dann, wenn Sie dort mitteilen, dass Sie eine persönliche Rückmeldung möchten, verwenden wir diese Angaben, um Sie zu kontaktieren. Bitte beachten Sie jedoch, dass eine Antwort stets von der abteilungsbezogenen personellen Auslastung abhängig ist und nicht garantiert werden kann. Die anonymen Befragungsergebnisse werden unbegrenzt gespeichert zum Zweck der statistischen Auswertung, die Angaben zu Name und Emailadresse werden nach einem halben Jahr gelöscht.
  7. Verarbeitung der Daten, die Sie bei der Online-Stellenausschreibung (Karriere-Portal) in den Formularfeldern eingeben
    Für unsere Stellenausschreibungen bieten wir ein Online-Bewerbungsverfahren an. Die Bewerbung per Postbrief ist weiterhin möglich. Bei der Bewerbung über unsere Online-Stellenausschreibung tragen Sie Ihre Daten an den dafür vorgegebenen Formularfeldern ein und laden Ihre Bewerbungsunterlagen hoch. Die Datenübertragung erfolgt zum Schutz Ihrer Daten über eine verschlüsselte Verbindung. Wir verwenden die von Ihnen angegebene Emailadresse, um Ihnen nach Absenden der Bewerbung kurzfristig eine Bestätigungs-E-Mail über den Eingang Ihrer Bewerbungsunterlagen zu senden. Wir verarbeiten Ihre Bewerbungsdaten ausschließlich zur Durchführung der Stellenbesetzungsverfahren. Sofern der Abschluss eines Arbeitsvertrags erfolgt, speichern wir Ihre Bewerbungsunterlagen in Ihrer Personalakte.

    Andernfalls gelten die folgenden Regelungen zur Löschung Ihrer Bewerbungsunterlagen: Spätestens sechs Monate nach Besetzung einer ausgeschriebenen Stelle werden Ihre Bewerbungsdaten gelöscht, Bewerbungsunterlagen im Rahmen von Initiativbewerbungen werden spätestens sechs Monate nach Mitteilung einer Absage gelöscht. Falls wir Ihre Bewerbungsunterlagen für andere zukünftige Stellenbesetzungsverfahren verwenden und über diese übliche Löschungsfrist hinaus aufbewahren möchten, teilen wir Ihnen dies mit und erbitten Ihre Einwilligung. Falls Sie uns diese Einwilligung versagen, werden Ihre Bewerbungsunterlagen in der üblichen Löschfrist gelöscht, falls Sie uns diese Einwilligung erteilen, werden Ihre Bewerbungsunterlagen spätestens sechs Monate nach Zugang Ihrer Einwilligung gelöscht. Sie haben das Recht, ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

  8. Verarbeitung der Daten, die Sie beim Feedback-Formular in den Formularfeldern eingeben
    Daten, die Sie auf unserem Feedback-Formular eintragen, verwenden wir ausschließlich zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Feedback-Mitteilungen werden in unserer Abteilung Unternehmenskommunikation ausgewertet und bearbeitet oder zur Bearbeitung an die zuständigen Kolleginnen und Kollegen weitergeleitet. Mitgeteilte Informationen, die keinen Personenbezug haben oder deren Personenbezug entfernt wurde, können bei entsprechendem sachlichem Interesse unbegrenzt gespeichert werden. Alle Feedback-Formular-Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen, werden spätestens nach einem halben Jahr gelöscht, sofern die Aufbewahrung nicht weiter für die Bearbeitung erforderlich ist, oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.
  9. Verarbeitung der Daten, die Sie bei Download-Formularen in den Formularfeldern eingeben
    Im Bereich „Download“ stellen wir verschiedene Dokumente zum Download zur Verfügung, darunter sind auch Formulare, zum Beispiel finden Sie dort auch Formulare zur Beantragung von BAföG. Sie haben die Möglichkeit, Eintragungen in die Formularfelder vorzunehmen und die ausgefüllten Formulare auf Ihrem Computer abzuspeichern und auszudrucken. Wichtig ist uns der Hinweis, dass wir bei Downloadformularen keinerlei Zugriff auf Ihre Formularfeldeintragungen haben, es sei denn, Sie speichern die Formulare auf Ihrem Computer und senden uns die ausgefüllten Formulare zu.

    Wenn Sie uns Formulare, zum Beispiel im Zusammenhang mit einem BAföG-Antrag, per Email zusenden, wird Ihre Email an die zuständige Stelle, zum Beispiel unsere BAföG-Abteilung (Amt für Ausbildungsförderung), zur Bearbeitung weitergeleitet. Wir weisen darauf hin, dass bei der Zusendung von Informationen per Email die Vertraulichkeit und das Sozialgeheimnis nicht gewahrt sind, denn Emails können durch Unbefugte zur Kenntnis genommen werden. Daher sollten Sie für vertrauliche Informationen den Postweg wählen.

    Sie können einen BAföG-Antrag online stellen, nutzen Sie bitte die Webseite www.bafög.de für Ihren elektronischen Antrag, oder den auf unserer Internetseite vorhandenen link für den Online-Antrag, der auf die entsprechende Seite weiterleitet und den Ablauf dort erklärt.

  10. Verarbeitung der Daten bei der Email-Kommunikation
    Alle Emails, die wir erhalten, werden innerhalb unseres Emailsystems an die zuständigen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner weitergeleitet, zur Bearbeitung der Email verwendet und im jeweiligen Emaileingangspostfach gelöscht, sobald die Email und die darin enthaltenen Daten nicht mehr für die weitere Bearbeitung oder als Beleg unserer Kommunikation und eventuell getroffener Vereinbarungen erforderlich sind.

    Alle eingehenden und alle versendeten Emails werden in unserem zentralen Emailarchiv erfasst und in der Regel für 11 Jahre gespeichert, weil diese Speicherung erforderlich ist zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten für eine ordnungsgemäße Buchführung. Diese Archivierungspflicht betrifft zwar nur Emails mit Buchhaltungsbelegfunktion, aber eine systematische Trennung zwischen diesen Emails und anderen Emails ist nicht möglich, daher müssen alle Emails archiviert werden. Zugriff auf archivierte Emails erfolgt zum Zweck der Finanzbuchhaltung und des Rechnungswesens, außerdem zum Zweck der fachlichen Arbeiten zur Erfüllung der satzungsgemäßen Aufgaben des AKAFÖs, wenn die Inhalte von Emails fachlich benötigt werden.

  11. Externe Links
    Als Informationshinweis finden Sie auf unseren Seiten Links, die auf andere Internetseiten verweisen. Wenn Sie durch das Anklicken eines Links unsere Website verlassen, erstreckt sich diese Datenschutzinformation nicht darauf. Informieren Sie sich bitte auf den Internetseiten der anderen Anbieter über die dort bereitgestellten Datenschutzerklärungen. Wir haben keinen Einfluss auf die Einhaltung der Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen durch andere Anbieter oder Veränderungen der verlinkten Internetseiten. Zum Zeitpunkt der Link-Setzung waren uns keine Verstöße gegen geltendes Recht auf den verlinkten Internetseiten bekannt. Falls Ihnen Rechtsverstöße oder sonstige negative Merkmale bei verlinkten Internetseiten auffallen sollten, bitten wir um entsprechende Hinweise, um daraus Konsequenzen zu ziehen.
  12. Einsatz von Google Analytics
    Diese Website benutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst des Anbieters Google Inc. („Google“), 1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, USA. Google Analytics verwendet sogenannte „Cookies“, das sind Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Im Falle der Aktivierung der IP-Anonymisierung auf dieser Website wird Ihre IP-Adresse von Google innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum vor dieser Übertragung in die USA gekürzt und dadurch anonymisiert. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt.

    Im Auftrag des Betreibers dieser Website wird Google diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem Websitebetreiber zu erbringen.

    Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt.

    Wir weisen darauf hin, dass auf dieser Website Google Analytics um den Code „gat._anonymizeIp();“ erweitert wurde, um eine anonymisierte Erfassung von IP-Adressen (sog. IP-Masking) zu gewährleisten.

    Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich werden nutzen können.

    Sie können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Website bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Add-on herunterladen und installieren: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de Das Tracking durch Google Analytics ist in diesem Fall auf dem Browser, auf dem dieses Add-on installiert worden ist, komplett deaktiviert.

    Alternativ zum Browser-Add-On oder innerhalb von Browsern auf mobilen Geräten klicken Sie bitte diesen Link https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de%3c/, um die Erfassung durch Google Analytics innerhalb dieser Website zukünftig zu verhindern. Dabei wird ein Opt-Out-Cookie auf Ihrem Gerät abgelegt. Dieses Opt-Out funktioniert nur in dem aktuell von Ihnen genutzten Browser und nur für diese Domain. Falls Sie alle Cookies in diesem Browser löschen, müssen Sie danach diesen Link erneut klicken.

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  13. Kartenmaterial von Google-Maps
    Diese Website nutzt für die Anfahrt-Information als Kartenmaterial die "Google Maps API" des Unternehmens Google Inc. (Google). Bei der Nutzung von Google Maps werden von Google auch Daten über die Nutzung der Maps-Funktionen durch Besucher der Webseiten erhoben, verarbeitet und genutzt, und es werden permanente Cookies gesetzt. Es können Informationen über Ihre Benutzung (insbesondere die IP-Adresse Ihres Rechners) an einen Server von Google Inc. in den USA übertragen und dort gespeichert werden. Auf die Weiterverarbeitung von Daten durch Google Inc. haben wir keinen Einfluss. Falls Sie nicht mit dieser Datenverarbeitung durch Google Inc. einverstanden sind, verzichten Sie bitte auf das Aufrufen des Kartenmaterials oder deaktivieren Sie die JAVA-Funktion in Ihrem Browser, um eine nur eingeschränkte Ansicht zu erhalten. Die Nutzungsbedingungen für Google Maps finden Sie unter Nutzungsbedingungen für Google Maps. Weitere Informationen zu den Datenschutzrichtlinien von Google finden Sie unter: https://www.google.de/intl/de/policies/ .
  14. Auskunft, Korrektur, Sperrung, Löschung
    Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung. Sie haben ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten, gesetzliche Aufbewahrungspflichten müssen wir aber beachten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden. Unsere Kontaktdaten finden Sie am Beginn dieser Datenschutzerklärung und im Impressum.
  15. Sicherheit
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    Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet Sicherheitslücken aufweisen kann. Dies betrifft insbesondere die E-Mail-Kommunikation und auch die Eingabe von Daten auf einer Internetseite. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich. Informationen über Sicherheit im Internet finden Sie auch unter www.bsi-fuer-buerger.de

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